Что такое управление
Узнайте больше о том, как эффективно управлять мобильными сотрудниками, и повысить эффективность работы на выезде.
Обзор управления
мобильными сотрудниками
Число выездных сотрудников с каждым годом растет: торговые представители, мастера по ремонту, курьеры — лишь малая часть тех, кто основную часть рабочего времени проводит вне офиса. Отчасти это связано с переходом на удаленный формат работы, и, по прогнозам, тренд на дистанционную и выездную работу сохранится.
Сфер, в которых задействованы мобильные сотрудники, становится все больше, кроме того, в привычных для разъездной работы отраслях растет спрос на таких работников. Решение для управления мобильными сотрудниками — отличный инструмент для разных сфер:
- доставки,
- продаж,
- сервисного обслуживания,
- строительства и ремонта,
- логистики.
Для эффективного управления мобильными сотрудниками компаниям важно внедрять новые технологии и использовать программы, предназначенные для работы на выезде. Использование специальных инструментов позволяет сотрудникам оставаться продуктивными, где бы они ни находились, и слаженно работать вместе с офисными командами. Кроме того, специализированный сервис дает руководителям уверенность в том, что они смогут развивать свой бизнес, принимая решения на основе данных и фактов.
Узнайте, для чего использовать сервис для управления мобильными сотрудниками, каких результатов ожидать и как начать работу.
Что такое управление мобильными сотрудниками?
В самом простом определении управление мобильными сотрудниками — это технологии, которые вместе обеспечивают выездную работу. Чтобы сделать это возможным, необходимо объединить множество систем: технику (компьютеры, смартфоны, планшеты), программное обеспечение и мобильные приложения.
Выездная работа зависит от многих факторов, и поэтому часто непредсказуема. Чтобы синхронно управлять всеми процессами, компаниям требуется внедрить SaaS-решения, которые помогут получить целостную картину рабочих процессов и лучше их контролировать.
Что такое SaaS-решения?
SaaS расшифровывается как software as a service — программное обеспечение как услуга. SaaS — это модель предоставления лицензии на ПО по подписке. Чаще всего такие решения — это облачные сервисы, то есть для доступа к программе нужен только интернет.
SaaS-сервисы используются для управления, коммуникации, расчетов. Один из вариантов SaaS-сервисов как раз управление мобильными сотрудниками.
Преимущества SaaS для управления мобильными сотрудниками
- Быстрое развертывание. Так как SaaS-решения не нужно устанавливать на ПК и настраивать, процесс внедрения происходит быстро.
- Удобство использования. Для получения доступа нужен только интернет, а данные хранятся на серверах SaaS-поставщика, поэтому пользователи могут входить в систему из любой точки и продолжать работать без привязки к конкретному ПК.
- Легкая поддержка. SaaS-решения обновляются централизовано в отличие от установленных на ПК программ. Это позволяет осуществлять поддержку пользователей с помощью последней версии системы.
Почему управление мобильными сотрудниками важно?
Полностью интегрированные решения для управления мобильными сотрудниками предоставляют множество преимуществ компаниям и сотрудникам: руководителям бизнеса, менеджерам, администраторам, диспетчерам и самим выездным специалистам.
Некоторые из этих преимуществ:
Создание и внесение изменений в график работ мобильных сотрудников
Удобные инструменты, необходимые вашим командам для продуктивной работы и повышения эффективности
Встроенная техническая поддержка при необходимости
Доступ к важным корпоративным бизнес-данным и инструментам для выездных сотрудников
Контроль местоположения сотрудников по карте в режиме реального времени
Учет рабочего времени: начало, завершение работы и время в пути
Автоматизация трудоемких ручных задачах и ошибок в бумажной документации и отчетности
Получение аналитики, необходимой для принятия взвешенных бизнес-решений
Возможность следовать стандартам и требованиям компании на выезде
Используйте эти функции, чтобы предотвратить:
- Завышение заявленного рабочего времени по сравнению с фактическими часами.
- Неточные данные о выполненных задачах.
- Незавершенные или пропущенные задачи.
- Большие перерывы между выполнением заданий.
- Неэффективные маршруты, которые оборачиваются большими расходами на топливо.
Ключевые функции, на которые нужно обратить внимание при выборе сервиса для управления мобильными сотрудниками
Отслеживание производительности
Одно из лучших преимуществ программного обеспечения для управления мобильными сотрудниками — возможность получать информацию, необходимую для правильного ведения бизнеса и его развития.
Используя точные данные, вы получите ценную информацию о процессах в реальном времени:
Просматривайте полевые задания и составляйте по ним отчеты в режиме реального времени.
Отслеживайте динамику с помощью дашборда: контролируйте завершенные, пропущенные или ожидающие выполнения задания по отдельным сотрудникам, время, проведенное у клиентов, и многое другое.
Контролируйте пробег и получайте автоматический расчет компенсации за топливо, если мобильные сотрудники используют собственные автомобили для работы.
Отслеживайте рабочее и свободное время для подсчета рабочих часов.
Гибкое планирование
Гибкое планирование помогает бизнесу сбалансировать затраты на его ведение и трудовые ресурсы и позволяет лучше реагировать на повышенный спрос на услуги и периоды затишья.
Благодаря возможности быстро вносить изменения в расписание, находить свободные окна или выбрать другого исполнителя, ваша команда справится с любыми непредвиденными ситуациями и сможет выполнить срочный заказ.
Инструменты сервиса для управления мобильными сотрудниками предоставляют менеджерам и мобильным специалистам возможность обеспечивать прозрачность процессов, необходимую для правильного выполнения работы:
- Предоставьте менеджерам и выездным сотрудникам мобильный доступ к актуальным графикам работы, задачам и информации о местонахождении.
- Наладьте эффективный обмен данными: при выполнении задания на выезде сотрудники отчитываются о своей работе, а офисные специалисты получают полные сведения о том, что происходит в «полях».
- Установите определенные ожидания в отношении времени на задании и в пути, перерывов, чтобы работа выполнялась быстрее, а документы передавались в офис раньше, чтобы вы могли сосредоточиться на развитии своего бизнеса, обеспечивая при этом высокое обслуживание клиентов.
Автоматические оповещения
Чтобы эффективно управлять рабочими процессами, администратору нужно синхронизировать множество частей: получение заказов, распределение задач, внесение изменений в расписание и многое другое. Поэтому традиционные методы уведомлений, основанные на телефонных звонках и сообщениях в мессенджерах, не отвечают требованиям оперативности.
Многие рутинные операции в сервисе для управления мобильными сотрудниками упрощены и могут выполняться со смартфона. Настройте уведомления и получайте их любым удобным способом: push-оповещения на смартфоне, по почте, в SMS или через веб-интерфейс сервиса. Так вы не пропустите ничего важного: обновления по статусам задач, изменения в графике, сообщения от выездных сотрудников и отчетность из «полей».
Подтверждение работы
Чтобы убедиться, что работа была сделана правильно и вовремя, используйте инструменты для подтверждения выполненных заданий. Это могут быть фотографии, видео, файлы и подписи. Такой подход позволит получать достоверные сведения и поможет избежать некачественно выполненных поручений. Кроме того, благодаря таким подтверждениям вы сможете предоставить обратную связь заказчикам, если это будет необходимо.
Связь в реальном времени
Современное решение для управления мобильными сотрудниками предлагает необходимые для работы инструменты и функции в одном приложении. Это важно, так как наличие разрозненных программ может привести к необходимости вручную переносить данные.
Сервис для выездных сотрудников должен иметь возможность связи в реальном времени, чтобы руководители и специалисты в «полях» могли общаться в рабочее время. В B2Field есть встроенный чат, который позволит легко обмениваться информацией. Кроме того, сотрудники могут устанавливать индивидуальные статусы, чтобы команда знала, когда они активно работают, находятся в пути, обедают или не на работе.
Помимо коммуникации внутри команды, поддерживайте связь с клиентами и сделайте ваш сервис еще удобнее. Например, покажите им на карте, когда приедет сотрудник, которого они ожидают: курьер или мастер.
Отчетность и аналитика
Отчетность и анализ точных бизнес-данных — ключ к бесперебойному функционированию и развитию компании. Благодаря современному решению для управления мобильными сотрудниками вам больше не придется полагаться на разрозненные данные из разных систем, которые с высокой вероятностью будут неточными.
Анализируйте информацию о работе выездного сотрудника:
- общее количество рабочих часов,
- число выполненных заданий,
- количество пропущенных встреч,
- время пути,
- пробег и расходы на топливо,
- рейтинги и многое другое.
Сравнивайте данные за определенные периоды, чтобы вы могли принимать обоснованные бизнес-решения или отслеживать прогресс.
Кейсы наших клиентов
Сервис B2Field помогает наладить контроль работы в «полях» и тем самым увеличить показатели, например, количество визитов к клиентам, завершенных задач, закрытых сделок. Познакомьтесь с кейсами наших клиентов, чтобы узнать подробности.
«Карачинский источник»
Клиент. «Карачинский источник» — производитель питьевой воды и газированных напитков. За то, как представлена продукция в магазинах, отвечают мерчандайзеры по всей России.
Проблема. Как часто бывает при управлении мобильными сотрудниками, руководители столкнулись с главной сложностью — отсутствием должного контроля в «полях». В течение рабочего дня руководители не могли проверить местоположение мерчандайзеров и подозревали сотрудников в обмане: подделке отчетов или поездках по личным делам.
Решение. В компании активно используют две функции B2Field: контроль местоположения мерчендайзеров с помощью встроенного в мобильное приложение GPS-трекера и автоматизированные отчеты.
Результат. Команда B2Field помогла «Карачинскому источнику» сделать работу с мерчандайзерами более удобной и контролируемой. Руководитель компании получает достоверную информацию из «полей».
«Зачастую на многих этапах информация искажалась, прежде чем доходила до тебя спустя большой промежуток времени. А теперь она поступает мгновенно, без искажения. Картина объективная, выводы делаешь сам», – рассказывают в компании.
Главный результат использования сервиса — в количестве визитов в торговые точки. До использования B2Field мерчандайзеры успевали в среднем посетить трех клиентов в день, теперь это количество возросло до 10. Как подчеркнули в «Карачинском источнике», раньше сотрудники были загружены не полностью, что сказывалось на общей прибыли компании.
Читайте подробности кейса в нашем материале.
«Сотрудники стали более дисциплинированными: они понимают, что ведется учет их рабочего времени. Кроме того, есть контроль постоянный, несмотря на то, что мерчендайзеры работают в «полях», — говорят в компании.
Птицефабрика «Рефтинская»
Клиент. Птицефабрика «Рефтинская» — крупнейшее птицеводческое предприятие на Урале. В штате компании свыше десятка мерчандайзеров, которые посещают торговые точки по всему Екатеринбургу.
Проблема. В компании возникли две проблемы в управлении мерчандайзерами. Во-первых, отсутствие возможности проверить, где находится сотрудник, посещал ли он торговую точки или только указал это в отчете. Во-вторых, было неудобно получать данные из «полей», так как информация передавалась в мессенджере.
Решение. Менеджеры «Рефтинской» используют почти все инструменты B2Field для управления мобильными сотрудниками. Среди главных функций они выделяют контроль местоположения, как в режиме реального времени, так и через историю поездок, а также мобильные формы, которые помогают собирать данные в «полях» и в упорядоченном виде отправлять их в офис.
Результат. Благодаря B2Field в компании точно знают, чем заняты их сотрудники на выезде, и могут получать информацию из «полей» в удобном формате. Кроме того, качество выполнения заданий возросло. Как отмечают в компании, в первую очередь это связано с улучшением дисциплины.
Читайте подробности кейса в материале.
Начните управлять мобильными сотрудниками уже сегодня
Неделя бесплатного тестирования.