Приложение для автоматизации бизнеса помогает своевременно обмениваться информацией для организации выездных работ. Без оперативного обмена данными сложно достичь эффективной работы в «полях»: это приводит к снижению продуктивности, простоям и неправильному распределению ресурсов. В статье поговорим о том, как автоматизировать бизнес-процессы, и на что в первую очередь обратить внимание.
Автоматизация как способ увеличить прибыль
Обслуживание собственных объектов или предоставление сервисных услуг клиентам — масштабная задача, которая начинается в момент получения заявки и заканчивается отчетностью. Современные технологии помогают решать эти задачи на самых разных этапах, а IT-индустрия предлагает множество программ для сервисных компаний.
Автоматизация делает привычные бизнес-процессы быстрее, сокращает себестоимость и повышает оборот за счет ускорения работы и уменьшения трудозатрат. Все это в конечном счете приводит к повышению прибыли. Поэтому автоматизация бизнеса — это отличное решение, и многие компании об этом задумываются.
Перед началом автоматизации появляется множество вопросов, какие шаги предпринять, и какие процессы модернизировать в первую очередь. Если вы еще в начале этого пути, прочитайте наш материал о том, какие автоматизированные бизнес-процессы повлияют на вашу компанию глобально.
Автоматизируйте планирование работы
Бесперебойную работу техники и оборудования обеспечивают своевременные профилактические осмотры и регламентное обслуживание. Такой подход приводит к уменьшению рисков простоя, что важно для любого бизнеса.
Создав расписание, в котором вы учтете подобную работу, вы сможете гибко распределять время своей команды на другие виды задач. Кроме того, заранее запланированное профилактическое обслуживание поможет соблюдать периодичность посещений, а также исключит необходимость рутинных операций. Например, назначения таких задач вручную.
Грамотно спланированные визиты помогут избежать потери производительности, когда ваши мастера приезжают к клиенту без нужного оборудования и инструментов. Это влияет на некоторые KPI: например, решение проблемы клиента при первом посещении и количество выполненных работ за день.
Инструменты B2Field для планирования:
Планировщик задач. Наглядный и интерактивный инструмент для создания графика команды. В планировщике легко просмотреть, какие задачи назначены сотруднику, и насколько он загружен.
Задания. В B2Field легко сформировать поручения для выездного мастера, приложив всю необходимую информацию и документацию для выполнения работы.
Автоматизируйте синхронизацию данных
Обычно сервисные компании используют несколько инструментов, а перенос данных из системы в систему происходит вручную. Еще чаще в компаниях применяют бумажные бланки для отчета об оказанных услугах. Это приводит к появлению неточных сведений, ошибкам и сбоям. Рассмотрим на нескольких примерах, как этого можно избежать.
Используйте интеграции
Если вы уже работаете с решениями для бизнеса и используете несколько программ, то знаете, как сложно синхронизировать данные в разных системах. В сервисных компаниях часто существует такая практика: прием заявок от клиентов с помощью одной программы, а назначение задач сотрудникам в другой. Диспетчеры тратят много времени на обработку запросов и последующее распределение их среди сотрудников выездной команды.
Чтобы исправить эту ситуацию, используйте такие программы, которые предоставляют возможности интеграций. Это позволит обеспечить информационный обмен между системами и работать с приложениями по принципу одного окна.
В B2Field интеграции осуществляются с помощью API. Поэтому вы легко сможете встроить привычный функционал в наше решение. Например, для ускорения обработки заявок: получайте клиентские запросы в B2Field через API и превращайте их в задания для выездной работы. Данные, указанные клиентом при обращении, не нужно будет переносить вручную, а можно сразу же использовать для создания поручения.
Перейдите на электронные отчеты
Бумажная отчетность имеет очевидные недостатки, к которым относятся вопросы хранения, обработки и анализа информации. Данные, указанные в бумажных бланках, часто переносятся вручную, что становится дополнительной задачей для диспетчеров.
Для автоматизации сбора сведений о выездной работе используйте мобильные формы. Это электронные документы, которые будут доступны полевым сотрудникам через мобильное приложение. С помощью смартфона и планшета мастера смогут отчитаться о проделанной работе и передать нужные сведения в офис, например, результаты замеров или подпись от клиента.
Несколько преимуществ использования мобильных форм:
- Возможность отправки данных любому количеству лиц в удобном формате.
- Единые стандарты ведения отчетности: сотрудники на выезде заполняют готовый шаблон.
- Отсутствие ручного переноса данных, а значит, и ошибок, которые случаются при таком подходе.
- Ускорение обработки данных: благодаря формату информацию в мобильных формах легко анализировать.
Автоматизируйте обновления и статусы
Когда диспетчер обладает полной и своевременной информацией о выездной работе, продуктивность всей команды возрастает. Автоматизация обновлений возможна, если мастер использует мобильное приложение с GPS-трекером. Он позволяет зафиксировать, что сотрудник приехал в зону выполнения задания, не посетил ее в назначенное время или опоздал. Эти сведения автоматически поступают диспетчеру.
В B2Field у заданий есть несколько статусов, которые отражают все этапы выездной работы:
- задание назначено,
- сотрудник прибыл в зону задания,
- задание выполняется,
- поручение выполнено и не выполнено.
Диспетчер будет получать оповещения о статусе заданий, сможет просматривать ленту уведомлений или убедиться, что задание выполнено, просмотрев его статус самостоятельно.
С другой стороны, если диспетчер вносит изменения в уже сформированное расписание, ему не нужно дополнительно оповещать сотрудника — уведомление об этом придет через мобильное приложение.
Статусы кажутся очень маленьким шагом на пути автоматизации бизнеса, однако даже такое небольшое изменение способно повлиять на результаты выездной работы. Это повышает дисциплину мастеров, а также экономит время выездных сотрудников и диспетчеров — некоторые статусы в B2Field обновляются автоматически.
Автоматизация с B2Field
Как мы уже упоминали, автоматизация бизнес-процессов — большая задача. Чтобы ее реализовать, разделите ее на несколько шагов и выберите те, с которых планируете начать. А B2Field позаботится об автоматизации работы выездных мастеров на всех этапах: для диспетчера — в веб-кабинете сервиса, для исполнителя — через мобильное приложение.
