Махинации с топливом или заправка собственных автомобилей — частая проблема в компаниях, где не предусмотрена фиксированная компенсация за ГСМ. Эффективный способ избежать подобного злоупотребления — GPS-контроль топлива. Рассказываем, как этот инструмент работает в B2Field и как получить автоматический расчет затрат на топливо.
Контроль топлива: проводим GPS-мониторинг пробега
Трудовой кодекс обязывает работодателя возмещать расходы на ГСМ и амортизацию, если сотрудник используют в работе личный автомобиль. Однако в законодательстве нет конкретных указаний по схеме расчета таких выплат. Поэтому эту задачу в компаниях решают по-разному. Чаще всего используют четыре способа:
- топливные карты, с помощью которых можно заправить автомобиль на определенных заправках,
- фиксированная сумма — вне зависимости от того, превысил сотрудник лимит или смог сэкономить,
- компенсация на основании чеков с автозаправок, представленных сотрудником,
- расчет по пробегу. Пробег при этом подсчитывается разными методами: с помощью карт, путевых листов или GPS-трекеров.
Без использования специализированных устройств подсчет пробега и самой компенсации занимает много времени, а иногда оказывается недостоверным — сложно разделить служебные и личные поездки, которые сотрудники иногда представляют как рабочие.
Надежным методом фиксировать пробег будет GPS. Мобильное приложение B2Field автоматически подсчитывает пройденное автомобилем расстояние с помощью встроенного GPS-трекера. Его точность достигает 1-2 метров, и это позволяет проводить GPS-контроль топлива.
Кроме того, B2Field передает местоположение автомобиля раз в несколько секунд, поэтому не получится подменить геолокацию, чтобы увеличить пробег и получить компенсацию больше.
Пробег автомобиля фиксируется в отчетах и доступен в истории поездок. В отчете удобнее смотреть общий пробег за период, а в истории поездок — по одной из них.
Контроль расхода топлива по GPS: автоматический подсчет
Чтобы автоматизировать расчет компенсаций за топливо, в B2Field разработали специальный инструмент. Он позволяет получать информацию о сумме компенсации для каждого сотрудника. B2Field не только подсчитает затраты за расчетный период, но и сформирует стоимость одной поездки, если это необходимо.
Сервис используют данные о пробеге и информацию, которую нужно единожды ввести: норму расхода на 100 километров и стоимость единицы топлива. Обычно эти сведения указываются в соглашении на использование личного имущества между сотрудником и работодателем.
Сумма компенсации за топливо формируется в автоматических отчетах о поездках. Кроме контроля топлива по GPS, вы сможете узнать:
- количество поездок,
- время в пути,
- среднюю и максимальную скорости.
Благодаря такой автоматизации расчетов вы сможете сэкономить время и исключить ошибки, которые случаются при ручном подсчете. При использовании специальных систем контроля топлива по GPS возникает меньше спорных ситуаций, как это бывает при расчете, например, с помощью карт и ГИС, так как в этом случае не учитываются временные перекрытия дорог и форс-мажоры.
Как установить норму расхода топлива
Если раньше вы использовали другую систему расчета компенсаций, установить нормы расхода топлива поможет распоряжение Минтранса. Однако отметим, что эти данные носят рекомендательный характер. Вы можете разработать собственные нормы и утвердить их приказом. Советуем не забывать про повышающие коэффициенты — они прописаны в п.5 расположения Минтранса.
Если вы управляете небольшим штатом выездных сотрудников, можно в индивидуальном порядке заключить соглашения на возмещение расходов, в котором нужно указать норму расхода. Основанием могут стать данные, зафиксированные в руководстве по эксплуатации автомобиля, — если такой вариант устроит и сотрудника, и работодателя.
Затраты, основанные на достоверных данных
Система контроля топлива по GPS — это важный инструмент при управлении выездными сотрудниками. А чтобы достичь максимально объективного и всестороннего контроля, B2Field восстановит картину рабочего дня в мельчайших подробностях — в истории поездок. Это поможет развеять сомнения в поездках сотрудника во время рабочей смены, если они возникли.
История поездок сотрудника в мельчайших деталях
История поездок отобразит на карте подобный маршрут, которым следовал сотрудник, со всеми остановками. Вы узнаете скорость движения, объекты, которые посещал специалист, и время в пути.
С помощью истории поездок наши клиенты могут выявить недобросовестных работников: тех, кто заезжает по личным делам по пути к клиенту, или заканчивает рабочий день раньше положенного. Вы сразу же заметите на карте отклонения от маршрута.
Достоверные компенсации с B2Field
B2Field помогает компаниям формировать прозрачные расчеты возмещения расходов и выплачивать честные компенсации. Работодатель получает готовые расчеты и уверен в их достоверности. А сотрудник доверяет таким подсчетам благодаря их автоматизированности. И, конечно, он будет знать о системах контроля, что неизменно сказывается на дисциплине.
