Затраты на ведение бизнеса увеличиваются из года в год. Если вы не проводите тщательный учет, возможно, вы получаете меньше прибыли, чем ожидаете. Для владельцев бизнеса, которые хотят это проверить, мы собрали рекомендации: они укажут подходы для анализа ситуации. А если вы представитель малого бизнеса в начале пути, эта статья поможет вам найти решения, чтобы уменьшить расходы на ранних этапах.
Что такое накладные расходы и как они влияют на прибыль?
Накладными расходами считают косвенные затраты, которые необходимы для ведения бизнеса. К ним не относят стоимость материалов и оплату труда. Приведем несколько примеров накладных расходов:
- аренда офиса,
- коммунальные услуги,
- сотовая связь, услуги интернет-провайдеров,
- обслуживание собственного автопарка,
- маркетинговые активности,
- канцелярские товары,
- обслуживание и ремонт оборудования.
Накладные расходы напрямую влияют на прибыль и должны быть учтены при формировании стоимости для конечного клиента. Сумма, которую ваша компания получает за выполненную услугу, должна:
- покрывать затраты на конкретную работу: это стоимость материалов и рабочих часов персонала,
- частично покрывать накладные расходы,
- содержать прибыль.
Таким образом, если у вас есть четкое представление об общих затратах бизнеса, вы сможете формировать стоимость услуг и оценивать работу с целью получения прибыли.
Как уменьшить свои накладные расходы?
После подсчета накладных расходов вы можете быть удивлены, какую сумму они составляют. Незначительные расходы вроде оплаты сотовой связи выездным мастерам превращаются в большую статью затрат.
Мы собрали несколько способов, которые позволят вам провести аудит расходов и сократить некоторые их них.
Проанализируйте ежемесячные подписки
Часть накладных расходов — это счета за мобильную связь, интернет и программное обеспечение. Один из вариантов уменьшения затрат — анализ того, что действительно использует команда. Например, часть сервисов, к которым вы обращаетесь лишь периодически, можно оплачивать не по модели подписки, а однократно. Для уменьшения затрат на сотовую связь выбирайте корпоративные тарифы и отказывайтесь от тех услуг, которые не нужны для ведения бизнеса.
Другой вариант — отдавайте предпочтение комплексным сервисам, а не используйте множество программ для решения одной задачи. Так, программа для управления выездными сотрудниками B2Field закрывает весь цикл задач по выстраиванию работы в «полях»: планирование и назначение поручений, обмен данными, отправка отчетности и аналитика. Выбирая B2Field, вам не придется отдельно оплачивать программы с ограниченным функционалом — например, только для планирования работы и только для контроля персонала. Вы получите больше возможностей за меньшие деньги.
Используйте программное обеспечение вместо найма дополнительных сотрудников
При автоматизации рутинных бизнес-процессов часто уменьшается необходимость в раздутом штате сотрудников. Например, при использовании B2Field для контроля выездных инженеров у вас пропадет необходимость в большом штате диспетчеров, которые распределяют задачи, контролируют сроки, мониторят загруженность и многое другое. Благодаря специализированным сервисам один сотрудник сможет выполнить больше работы.
Еще один метод с использованием ПО — внедрить инструменты для тех бизнес-процессов, которыми раньше занимались сотрудники в штате. Вместо того, чтобы нанимать персонал для планирования работы, проведения платежей и отправкой счетов, используйте программное обеспечение. Например, это может касаться бухгалтерского учета.
Ежемесячная подписка на сервисы в разы дешевле, чем работа сотрудника в штате на полный день. Вы можете сказать, что у вас нет времени заниматься этими вопросами в программах самостоятельно. Но вы всегда можете нанять подрядчика, который сделает это за вас. Это все равно окажется дешевле, чем иметь одного или двух работников в штате.
Откажитесь от бумажного документооборота
Печать договоров, бланков, методических рекомендаций для выездного персонала стоит больше, чем кажется. Расходы на оборудование, картриджи, бумагу увеличиваются, не говоря о стоимости пересылки документов. Кроме того, главная проблема с бумажным документооборотом — вероятность потерять важную для бизнеса информацию.
Представьте: условно за рабочий день сервис-инженер успевает посетить 4-5 клиентов, у каждого из них он подпишет акт о проведении работ. За рабочую неделю это до 20 бланков только у одного мастера в вашей компании. Каждый из этих документов нужно хранить определенный срок, чтобы к ним можно было вернуться в случае возникновения претензий или для понимания того, какие работы уже проводились.
Переходя на электронный документооборот и отчетность, используя электронную почту и текстовые сообщения, вы сможете сократить бюджет и организовать информационные потоки так, как это будет удобно для хранения и анализа.
Главный инструмент в B2Field для взаимодействия с сотрудниками в электронном виде — это мобильные формы. Их можно использовать для разных целей: создания чек-листов по выполнению работы, отчетности, получения подтверждения от клиента. При создании мобильных форм доступны разные элементы: списки, текстовые поля, возможность для добавления фотографий, файлов, а также подписи от клиента или от самого мастера.
Аренда оборудования
Вне зависимости от того, проводите ли вы ремонт и обслуживание техники на дому или оказываете клининговые услуги, в распоряжении ваших специалистов есть оборудование и инструменты, которые они используют постоянно и от случая к случаю. И в этом большая разница. Для оборудования, которое вам необходимо только для специфичных или не очень востребованных работ, есть возможность аренды.
В этом подходе есть два главных преимущества — уменьшение единоразовых расходов на покупку, когда вы только начинаете вести бизнес, и устранение таких затрат, как обслуживание и ремонт.
Главное — сократить расходы и держать их под контролем
После того, как вы проанализируете статьи расходов, чтобы их сократить, важно не останавливаться на достигнутом, а постоянно контролировать, куда уходят деньги. Понимая это, вам будет легче внести изменения с целью уменьшения накладных затрат, если это окажется необходимым. Такой подход поможет предлагать вашим клиентам конкурентные цены и постепенно масштабировать бизнес, находя средства для его развития.
