Просмотр отчета торгового представителя — ежедневная задача для руководителя отдела продаж. Основываясь на нашем опыте работы с клиентами, мы выбрали самые популярные и важные отчеты. Рассказываем, какие данные в них добавлять, и делимся рекомендациями от ведущих компаний из среднего и крупного бизнеса.
Руководители отделов продаж условно делят отчеты на те, которые важны для анализа эффективности и аналитики, и те, которые нужны для контроля торговых представителей в ежедневной работе.
3 отчета, важных в долгосрочной перспективе
Представители сферы ритейла называют самые разные отчеты, когда речь идет об управлении торговыми представителями. Но почти все руководители говорят о трех отчетах, с которыми работают постоянно: это продажи, дебиторская задолженность и активная клиентская база.
Отчет по продажам
Отчет по продажам отражает текущее положение дел и помогает планировать дальнейшую работу. Обычно в отчет включают:
- общий план продаж для региона;
- планы для супервайзеров и торговых представителей;
- динамику продаж каждого представителя;
- цифру «продано на сегодня»;
- прогноз на период — какой объем реализуется, если динамика будет сохраняться.
Для удобства использования советуем не перенасыщать отчет информацией. Из-за большого количества данных он будет долго прогружаться и станет менее наглядным.
Совет: заказ должен отражаться в отчете после того, как уехал со склада. Торговая точка может отменить заказ или отказаться от его части, поэтому данные о прибыли будут завышены.
Дебиторская задолженность
В отчете по дебиторской задолженности фиксируются доступный лимит для постоплаты, ожидаемые сроки оплаты и сведения о поступлении средств. Эта информация помогает следить за финансовым балансом компании и анализировать взаимодействие с клиентами.
Чтобы оптимизировать работу с дебиторской задолженностью, рекомендуем установить ее как дополнительный KPI — так торговые представители будут следить за ней самостоятельно. Подробнее об этом читайте в нашей статье о KPI для торговых представителей.
Отчет по активной клиентской базе
Отчет по активной клиентской базе создается для каждого торгового представителя, чтобы проанализировать, насколько эффективно он работает с клиентом. Заключает ли сделки с новыми точками, насколько активно переводит их в постоянных клиентов, увеличивает объем продаж. В отчете обычно указывают: объем выручки, регулярность заказов, участие в бонусных программах.
Анализ активной клиентской базы помогает:
- Оценить, какие из клиентов наиболее перспективны. Кто покупает самый большой объем, кто приносит основную выручку. Этим клиентам можно предлагать особые условия сотрудничества или идти навстречу, если нужна рассрочка платежа.
- Узнать, какие бонусные программы работают лучше. Благодаря отчету вы сможете проанализировать, какие специальные предложения больше всего привлекают клиентов, и сосредоточиться на них.
- Отследить динамику перехода новых клиентов в категорию постоянных. Если привлекается много клиентов, но они не становятся постоянными — значит что-то идет не так в выстроенных процессах. Основываясь на этих данных, вы можете пересмотреть подход к сотрудничеству и разработать условия, привлекательные для новых клиентов.
Совет: у каждого торгового представителя должна быть своя клиентская база, чтобы клиенты не пересекались. Так совместная работа будет более эффективной, ведь часто специалисты выстраивают с клиентами доверительные отношения.
Ежедневная отчетность торговых представителей
Помимо отчетов, важных в долгосрочной перспективе, руководители ежедневно контролируют и операционные процессы в команде. В этом им помогают ежедневный отчет по визитам и фотоотчеты.
Отчет по визитам
Отчет торгового представителя о проделанной работе основывается на том плане, который специалист составил на день. Подробнее об этом мы рассказывали в статье о подготовке торгового представителя и чек-листах для работы.
В ежедневном отчете указывают количество посещенных за день точек, их наименование, длительность визитов. Такие отчеты B2Field формирует автоматически, поэтому сотруднику не придется тратить на это время, а руководитель сможет быть уверенным в достоверности данных.
Если вам важно контролировать местоположение сотрудников в режиме реального времени, поможет функция «Местонахождение онлайн». Это возможно благодаря GPS-трекеру для сотрудников в мобильном приложении от B2Field.
Фотоотчеты из торговых точек
Фотоотчет торговых полок помогает оценить качество выкладки, проверить наличие топ-ассортимента и дать рекомендации, что можно улучшить.
Через мобильное приложение от B2Field сотрудник отправит все необходимые фотографии, которые вы получите в офисе мгновенно. Фотоотчет будет храниться в информации о клиенте, а значит, не потеряется среди сотни других, как бывает при использовании мессенджеров.
Еще одно важное преимущество использования B2Field для отправки фотоотчета заключается в том, что вы можете запретить загрузку изображений из галереи. Сотрудник не сможет сделать много фотографий заранее, чтобы потом использовать их в отчетности.
Отчеты по выбранным параметрам
В B2Field можно выбрать параметры, которые вам важно отслеживать, для этого создайте отчет по заданной категории. Среди самых популярных отчетов наших клиентов:
- отчет по поездкам,
- отчет о статусе выполнения заданий,
- отчет об отметках на карте — важен, если перед вашими сотрудниками стоит задача по поиску новых клиентов в рознице.
Для создания отчета выберите конкретного сотрудника или группу. Также можно задать периодичность выгрузки данных: раз в неделю или месяц. Отчет формируется автоматически в выбранный вами день и время. Вы можете получить его в удобном для вас виде, например, в PDF и XLS, по электронной почте или в вашем веб-кабинете.
Управляйте торговыми представителями вместе с B2Field
Грамотно выстроенная система отчетности позволит повысить эффективность отдела продаж. Вместе с автоматической аналитикой от сервиса B2Field вы сможете выявлять сильные стороны команды и находить то, что можно улучшить.
Попробуйте наш сервис бесплатно в течение недели. А если у вас возникли вопросы по работе B2Field, наши специалисты ответят на них по телефону 8 800 555 15 10 или по почте info@b2field.ru.
