Всегда ли Вы уверены в отчетах Ваших сотрудников, которые работают вне офиса?
Ведь не секрет, что дополнительная свобода дает лишний повод для махинаций. Например, подделка отчетов по ГСМ или подработка на служебном транспорте. Чтобы узнать больше о действительном положении дел, мы напрямую пообщались с работниками вне офиса. И вот какие ответы мы получили.
Роман, 33 года (Сервис-инженер, автоматизация): “Оплата горючего в нашей фирме рассчитывается несправедливо. Я езжу на собственном авто по заказам. Расход по городским пробкам больше чем 10 л “на сотку”. А расчет в бухгалтерии фиксированный — 10 л/100 км. Поэтому специально завышаю пробег в отчетах, чтобы оправдать свои расходы.”
Руководство компаний понять легко. Где гарантия, что сотрудники не включат в рабочие отчеты затраты на поездки в выходные дни или по личным делам. Вот и получается, что истинны как бы нет ни у кого. Для решения проблемы недостает объективных данных по пробегу.
Марат, 23 года (Водитель-экспедитор, бытовая химия): «Работаю на служебной газеле 3/3 с 06:00 до 18:00. Мне повезло, что разрешают ставить Газель «у дома”. Потому что могу подработать на ней в выходные. Еще у нас компенсация по пробегу, нужно только чеки приложить. Т.е. у меня двойная выгода получается. Конечно, неудобно, что обманываю. Но мне семью кормить нужно, как умею, так и кручусь.”
Это отношение, что можно безнаказанно использовать служебный транспорт для личных целей, укоренилось с советских времен. Отчасти этому способствует и отношение руководства “среднего звена”, которые просят то задержаться на часок для разгрузки, то подбросить по пути кого-нибудь.
Артем, 22 года (Торговый представитель, алкогольные напитки): «У нас просто невыполнимые планы на работе: 15-20 торговых точек в день! Говорить, что это нереально— бесполезно: «не слышат”. Приходится изворачиваться каждый раз. Чтобы не портить свои показатели, я обычно принимаю часть заказов по телефону. Особенно у тех клиентов, с кем работаю давно. Они все понимают и готовы прикрыть «за шоколадку», если позвонит начальство.»
Большая нагрузка — плохо повышает производительность, а излишняя отчетность — не лучший способ выявить лодырей. Оценивать продуктивность сотрудников лучше всего по понятным и прозрачным показателям, общим для всех.
Современные системы GPS-мониторинга выездных сотрудников, например, X-GPS, поддерживаются мобильными приложениями. Внедрение такого бизнес-софта позволит аккумулировать все данные о перемещениях сотрудников и предоставит руководству свободный доступ к их анализу. Информационная система станет отличным посредником между задачами работодателя и сотрудников:
- у работника всегда под рукой удобный план встреч, с привязкой к карте;
- супервайзер онлайн следит за ходом работы в течение дня и может мгновенно отреагировать на какие-то внештатные ситуации;
- компенсация за ГСМ и оформление путевых листов полностью автоматизированы;
- руководство в любой момент может сформировать абсолютно точный отчет о выполненных заданиях.
Для фирмы в целом внедрение такой системы не требует больших инвестиций и приводит сразу к экономии средств и подъему производительности. Беспристрастный обмен информацией — от постановки задачи до автоматизированной отчетности, задает критерии для добросовестной работы. В фирмах возрастает доверие, прекращаются разборки по мелочам. И, как результат, команда концентрируется на развитии бизнеса.
